Electronic Data Interchange (EDI), cos’è e perché è importante per le imprese

Scritto da Andrea Pisoni
il 09/26/2022

Cos’è l’EDI (Electronic Data Interchange)?

L’EDI, acronimo per Electronic Data Interchange, è essenzialmente un protocollo standard utilizzato nella comunicazione interaziendale per la trasmissione di dati e/o informazioni riconducibili a documentazione business.

O, in parole ancora più semplici, si tratta di un sistema basato su un formato elettronico standard che andando a sostituire i comuni documenti cartacei comunemente utilizzati in aziende e imprese, come fatture od ordini di acquisto, consente di espletare un gran numero di funzionalità operative, su tutte l’automatizzazione delle transazioni con tutto ciò che ne consegue in termini di riduzione di rischio di errore manuale o comunque riconducibile all’uomo.

Tale tecnologia, per quanto possa sembrare essere una delle risultanze più evidenti dell’ultima evoluzione digitale, in realtà è più antica di quel che si potrebbe pensare. La prima definizione ufficiale di Electronic Data Interchange rilasciata dal National Institute of Standards anc Technology risale, infatti, addirittura al 1996.

È ovvio che si tratti di due ere completamente diverse, soprattutto da un punto di vista tecnologico e digitale, però è senz’altro interessante notare come tale tecnologia sia riuscita nel compito, o sarebbe meglio dire nell’impresa sotto certi punti di vista, di adeguarsi ai rapidi cambiamenti avvenuti in tale settore sino a diventare una delle realtà di punta del cosiddetto Internet of Things e della Robotic Process Automation.

Naturalmente ci si potrebbe chiedere quali possano essere le motivazioni che spingono una determinata azienda o impresa a optare per una soluzione simile e la risposta a tale quesito la si può rintracciare nell’estrema versatilità che l’EDI è in grado di assicurare.

A differenza dei consueti sistemi di scambi di dati e informazioni, infatti, l’Electronic Data Interchange si presta benissimo a una perfetta integrazione con realtà aziendali tra loro molto variegate e operanti in settori di competenza differenti ma che sono accomunate dalla necessità di dover/poter scambiare in modo efficiente e automatizzato un gran numero di report.

E non è un caso se oggigiorno tale protocollo venga utilizzato con frequenza per la condivisione di documentazione di varia natura, come fatture, richieste di preventivi, richieste di pagamenti, etc. Affinché però tale soluzione possa risultare in grado di rispondere a precise esigenze di aziende e imprese, è imprescindibile che il suo sistema di funzionamento sia all’altezza delle aspettative ed è proprio questo aspetto che ora andremo ad analizzare nel dettaglio.

Come funziona l’EDI?

Appurato che tutte le transazioni EDI vengono determinate e definite da standard di messaggi EDI e trasportate da un’applicazione installata su un determinato sistema informativo verso un’altra applicazione installata su un sistema esterno, diventa essenziale comprendere in che misura i processi di governance partecipino proattivamente a determinare la qualità dei dati trasmessi.

Si ricorda, infatti, che laddove le informazioni destinate a essere comunicate risultino in parte assenti o in qualche modo alterate, il documento EDI prodotto non sarà in grado di assolvere ai suoi compiti e quindi di raggiungere gli standard qualitativi imposti con tutto ciò che ne consegue in termini di perdite sia di tempo sia di denaro.

In linea generale si può affermare che le principali tipologie di trasmissione EDI sono essenzialmente due: connessioni point-to-point o dirette e VAN o value-added network.

Le connessioni point-to-point o dirette, come il nome stesso suggerisce, sono sistemi di comunicazione in cui la trasmissione dei dati viene effettuata senza necessità di ricorrere a intermediari terzi e di conseguenza le informazioni giungono direttamente al destinatario grazie all’operatività di protocolli estremamente rapidi e sicuri.

Da un punto di vista delle tempistiche le connessioni point-to-point rappresentano una risorsa estremamente importante per un’impresa poiché consentono di avvalersi di un sistema grazie al quale la fase di elaborazione può essere attuata a parte rispetto al momento stesso della ricezione delle varie generalità.

Le connessioni VAN o value-added network, invece, sono sistemi di comunicazione in cui l’operatività della trasmissione è affidata alla presenza imprescindibile di un elemento terzo, cioè di quella rete denominata VAN in grado di trasmettere i dati potendo tra le altre contare anche su un’interfaccia dedicata.

Si è detto inizialmente come ogni transazione EDI venga definita da uno specifico standard di messaggio EDI, come PEPPOL, Ansi X.12, Edifact, Tradacoms o Indicod-Ecr. I suddetti standard EDI sono fondamentali poiché da loro dipende sia l’ordine sia la posizione delle varie informazioni nei loro specifici formati ed è quindi naturale che laddove si dovessero riscontrare delle alterazioni o anomalie in uno o in entrambi i fattori di determinazione, la trasmissione non potrebbe essere attuata senza incorrere in errori talvolta fatali.

Al di là delle varie nozioni riguardanti gli elementi fattuali su cui il protocollo Electronic Data Intercharge si basa, è interessante appurare come il funzionamento stesso sia molto armonico in ciascuna delle fasi operative.

Qualsiasi transazione effettuata tramite EDI, infatti, vede un determinato “punto vendita” che decide di inviare un ORDER, cioè un ordine di acquisto, in formato digitale a un fornitore il quale verrà avvisato dell’ordine tramite apposita notifica sulla sua piattaforma.

A questo punto il fornitore si preoccupa di analizzare l’univocità e la correttezza di tutti i dati e le informazioni inserite nei documenti e qualora dovesse risultare tutto in regola procede con l’emissione di un’etichetta logistica, QR code o SSCC.

Nello step successivo l’avviso di spedizione DESADV giunge al magazzino dove viene controllato ancora una volta prima che l’invio di merce al punto vendita selezionato venga autorizzato. E trattandosi di uno scambio di informazioni continuo e costante, è naturale che alla finalizzazione dell’invio il punto vendita venga opportunamente avvisato tramite etichetta logistica SSCC alla quale risponderà con un’apposita notifica di ricezione RECADV.

Il passaggio finale vede il fornitore ricevere la suddetta notifica di ricezione RECADV e preparare quindi la relativa fattura elettronica con la quale si completerà il processo e lo scambio di informazioni stesso.

I vantaggi dell’Electronic Data Interchange

Quali sono i vantaggi dell’Electronic Data Interchange o, per meglio dire, perché un’azienda o un’impresa dovrebbe spingere per la sua adozione?

Nei paragrafi precedenti abbiamo accennato a come l’EDI sia in grado di garantire un sistema automatizzato e sicuro di scambio di dati e informazioni consentendo quindi la riduzione di errori manuali e/o riconducibili a errore umano e al contempo l’ottimizzazione delle tempistiche, tutti fattori che già presi singolarmente incidono notevolmente sul business di qualsivoglia realtà aziendale, ma c’è dell’altro.

È vero che l’effetto più immediato e diretto dell’acquisizione del protocollo EDI vede un notevole risparmio sia di tempo sia di denaro grazie all’automazione e alla dematerializzazione dei vari processi operativi, ma è altrettanto vero che i benefici ottenibili non vanno a impattare solo sull’azienda ma anche sui consumatori finali.

In un ecosistema aziendale in cui voci di basilare rilevanza come la produttività e l’efficienza generale vengono incrementate e ottimizzate dalla semplice adozione della tecnologia EDI, è evidente come la reazione a catena che ne deriva vada a interessare anche gli utenti finali i quali potranno disporre di forniture di prodotti più rapide, dagli alti standard qualitativi, con conseguente esaltazione della user experience e relativa brand reputation.

L’elaborazione sicura, veloce e automatizzata di informazioni, dati e documentazioni varie è quindi il principale vantaggio derivante dalla tecnologia EDI, nonché la ragione primaria che spinge le varie imprese e aziende ad adottarla.

Esistono, però, realtà di natura differente come le PMI che nella maggior parte dei casi decidono di adottare l’Electronic Data Interchange per sopravanzare i vari competitor del settore offrendo un sistema molto più snello e capace di interfacciarsi con i business di altre realtà più grandi ed affermate.

Esempi di sistemi EDI

Walmart, Supervalu, Hallmark Cards, JCPenny, sono tutte realtà aziendali di primissimo piano e autentici colossi che utilizzano regolarmente la tecnologia EDI e, in virtù del fatto che allo stato attuale circa l’85% del traffico business-to-business è condotto tramite EDI con prospettive di crescita variabile tra il 3 e il 5% annuo, si comprende bene quale sia la sua reale portata.

A tal riguardo bisogna anche dire che secondo un recente report, la maggior parte degli utilizzatori del protocollo EDI si è detto estremamente soddisfatto poiché i miglioramenti apportati nella catena di approvvigionamento e nel business in generale sono reali e tangibili.

Un mirabile esempio di come i sistemi EDI possano rappresentare una risorsa fondamentale per aziende e imprese ci viene da Intesa che grazie alla sua piattaforma proprietaria, B2B Collaboration Platform, ha realizzato un sistema basato sull’EDI con possibilità di espletare differenti funzionalità.

Monitoraggio in tempo reale dei vari documenti di business, conservazione della documentazione sia in formato standard sia in formato digitale nativo, presenza di una singola interfaccia utente per lo scambio di informazioni, sono solo alcune delle funzioni abilitate a dimostrazione di come l’operatività coperta sia decisamente ampia.

Non solo, Intesa ha anche in preventivo la realizzazione di un servizio centralizzato, Supervisor, mediante cui offrire alle varie aziende clienti un set completo di tools tramite cui monitorare i flussi e le informazioni scambiate con ulteriore possibilità di disporre di sunti e riepiloghi direttamente sulla dashboard principale.

Ma la casistica appena presentata riflette solo in minima parte le potenzialità di una tecnologia che, ad esempio, è presente anche in una classica concessionaria d’auto che magari necessita di un rapporto di credito da un istituto finanziario per poter valutare la fattività di un acquisto di un potenziale cliente.

Senza poi contare che praticamente tutti i giorni, in qualità di consumatori, interagiamo con sistemi EDI come nel caso dei prelievi da ATM o di addebiti conseguenti ad acquisti sui conti bancari, tutte situazioni nelle quali lo scambio di dati e informazioni in modo sicuro e automatizzato riveste una centralità fondamentale.

Conclusioni

L’Electronic Data Interchange potrebbe essere uno strumento molto importante per la tua azienda. Grazie all’aiuto dei nostri Chief Digital Officer potrai avere una mappatura precisa dei tuoi processi e capire come la tua azienda possa beneficiare dall’utilizzo dell’EDI.

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