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Come la mappa dei processi aziendali facilita la trasformazione digitale

processi aziendali

Scritto da Stefania Montemurro

Aprile 5, 2021

La trasformazione digitale rappresenta quel continuo e costante cambiamento nella struttura organizzativa del mondo aziendale: un cambiamento che non riguarda, però, solo il lato produttivo ed economico, ma anche quello prettamente umano. La tecnologia, applicata ormai da anni in tutti i settori, e in continua evoluzione, consente di ottimizzare i processi di lavoro, incrementando il business e l’efficienza delle aziende; i risultati sono certamente proficui, a patto che la mentalità delle persone che lavorano si adatti ai continui cambiamenti e alle innovazioni, e acquisti le giuste competenze per gestirli.
Il lato umano, infatti, è di fondamentale importanza per creare un collegamento fra il modo di lavorare di sempre, e le continue trasformazioni richieste dalle novità quotidiane.
La tecnologia è entrata a far parte della vita di ogni essere umano, in casa, in macchina e al lavoro.

La maggior parte delle aziende moderne utilizza nuove tecnologie digitali, per la gestione delle attività lavorative, ma non tutte le aziende sono pronte a gestire la trasformazione digitale, che è in continua evoluzione. E’ di fondamentale importanza allinearsi al mondo moderno e proiettarsi verso il futuro, rinnovando i processi aziendali interni che non funzionano più, o che hanno smesso di dare risultati.
Voltare le spalle al cambiamento e restare indietro, purtroppo, può portare le aziende a grandi perdite economiche, a riduzione della clientela, e, in ultimo, al fallimento. La concorrenza, nel mondo delle imprese, è ormai altissima, e solo quelle aziende che riescono a mantenersi sempre aggiornate e preparate alle novità, riescono a sopravvivere.
La necessità di apprendere le funzionalità di nuovi strumenti tecnologici e di nuovi processi deve riguardare, tuttavia, ogni dipendente dell’azienda che dovranno essere in grado di avviarsi verso la trasformazione digitale.

La persona umana resta, comunque, il fulcro di ogni operazione, che viene resa sicuramente più agile e rapida con l’utilizzo di sistemi e strumenti tecnologici; ma in un’epoca in cui il “futuro” diventa “passato” in un attimo, la necessità di essere competitivi spinge le grandi multinazionali del settore Tech a sviluppare sempre più velocemente nuovi strumenti tecnologici, rendendo necessari aggiornamenti costanti e corsi di formazione.
La trasformazione digitale, o “digital transformation”, avvantaggia i servizi, la produzione e le vendite, ma si rendono indispensabili nuovi modelli di gestione del lavoro, che possano facilitare l’utilizzo della tecnologia. Occorre, innanzitutto, una nuova “mentalità” volta al digitale.

Il cambiamento è in atto da tempo e impatta sulla società integralmente: l’essere umano si sta rendendo conto che bisogna sfruttare appieno tutte le nuove potenzialità, con una mente aperta e pronta a tenere il passo con i sistemi digitali.
Nasce l’esigenza di predisporre nuove strategie, che trasformino i vecchi modelli di business e che apportino cambiamenti rapidi ed efficaci.
La trasformazione digitale ha senso solo se esiste un collegamento solido e funzionale fra i nuovi sistemi tecnologici e le persone che li utilizzano, e per ottenere questo risultato è indispensabile un programma di coinvolgimento che parta dall’alto, rinnovando gli obiettivi e l’approccio al lavoro.

Responsabili di questa nuova predisposizione mentale, da indurre nei dipendenti, sono, naturalmente, i CEO, che, grazie alla leadership che li caratterizza, e alla fiducia che sanno
infondere nel personale, sapranno trasmettere, come strumento di crescita e innovazione.
Il CEO deve saper motivare i suoi collaboratori all’utilizzo di tutto ciò che è digitale e utile per ottimizzare il lavoro, con un unico obiettivo: la soddisfazione del cliente.
Non tutte le aziende, però, hanno ben chiaro come affrontare la digital transformation per tenere alti i profitti e per combattere contro la concorrenza, necessitano quindi di un valido supporto per utilizzare al meglio la tecnologia.
Come riuscire, infatti, a gestire questo cambiamento digitale così dirompente? Da dove bisogna parte? Come si può comprendere quali passi compiere e in quale ordine per evitare di disperdere risorse finanziarie inutilmente?
La risposta si trova nella mappatura dei processi.

La mappatura dei processi aziendali

La mappatura dei processi è, in sintesi, la rappresentazione grafica dei processi di un’azienda, che permette di valutare con precisione i costi, i tempi e le persone di riferimento di un dato progetto aziendale. L’utilizzo di un software per la mappatura dei processi mette in evidenza il diagramma di flusso aziendale, rivelando quali meccanismi è necessario mettere in atto per evitare di andare incontro a criticità, evidenziando i punti deboli e le inefficienze.
Mappare un processo aziendale consente di analizzare dove e come ottimizzare le situazioni,
risparmiando tempo, denaro e risorse per progetti più importanti, oltre che di eliminare gli errori e accrescere i ricavi.

Il vero valore però è dato dall’abilità di chi guida l’analisi e dall’esperienza digitale e di business che saprà convogliare in questa operazione.

Per ottimizzare i processi, tuttavia, bisogna innanzitutto comprenderli: le aziende devono fare del loro meglio per restare competitive sul mercato, aggiornandosi e lavorando sulle aree di miglioramento.
La mappatura dei processi consente di avere un’idea chiara del flusso di lavoro, offrendo tutte le informazioni disponibili, che si possono trasmettere ad altre risorse per fornire report dettagliati, dando a tutti i dipendenti la possibilità di esaminare la situazione e interagire per risolvere i problemi.

Un altro notevole vantaggio è rappresentato dalla possibilità di integrare i dati e le informazioni dei vecchi sistemi, aggiornandoli costantemente, e ottimizzando i processi interni; tutto questo richiede una profonda conoscenza del lavoro svolto dai dipendenti, e un’analisi dettagliata delle risorse in loro possesso. La trasformazione digitale prevede un’ottimizzazione totale dell’intera organizzazione aziendale: diventa necessario rivedere il vecchio modo di lavorare, prepararsi alle innovazioni tecnologiche e mettersi alla prova con i nuovi strumenti, che devono essere sfruttati al 100% per ottenere i massimi vantaggi.

Con la diffusione di nuove tecnologie, le crisi economiche e i mutamenti sociali, è sempre più utile adeguarsi e stare al passo coi tempi. Le aziende italiane, fortunatamente, sono consapevoli dell’importanza delle nuove scoperte tecnologiche e desiderano aggiornarsi e utilizzarle nel modo più proficuo.
Molto spesso, però, le aziende non sono in grado di gestire tutte le informazioni utili per avere un quadro costante della situazione. Una delle soluzioni maggiormente utilizzate consiste nel coinvolgere i dipendenti in un dato processo, per avere la loro visione delle attività: troppo spesso, tuttavia, viene fornita un’analisi dettagliata dei particolari e non una visione obiettiva d’insieme che farebbe meglio comprendere il ruolo di ogni persona e il suo impatto sul processo generale.

La conoscenza dei processi e l’accessibilità alle informazioni facilita la consapevolezza degli errori da correggere e dei punti da migliorare; i Manager, purtroppo sempre molto impegnati, faticano a trovare il tempo necessario per analizzare lo stato di salute della propria azienda. La soluzione ideale è quella di rivolgersi a esperti, che prendano l’incarico di analizzare dati, informazioni e processi, per stabilire se la situazione aziendale richiede cambiamenti.
Una figura ben distinta, in questo senso, in grado di gestire questa mansione , è il Chief Digital Officer (CDO).

I benefici della mappatura dei processi

Mappare e analizzare i processi coinvolge tutti (amministratori, manager, collaboratori) e determina tutto ciò che sta succedendo in azienda per dare un quadro chiaro della situazione in modo visuale.
In questo modo è più semplice trovare comprenderne le dinamiche e migliorarli definendo un nuovo processo, detto anche processo To-Be.

I benefici della mappatura dei processi sono quindi:

  • La rappresentazione grafica permette di avere una visione globale e chiara della situazione;
  • Coinvolgimento dei membri del team che avranno l’occasione di rivedere le dinamiche lavorative e ragionare insieme a degli esperti esterni. Normalmente questa fase permette di rimettere in discussione il proprio operato trovando nuove strade.
  • permette di identificare discrepanze tra le idee e la realtà perché attraverso la mappatura siamo in grado di vedere tutto il percorso, dal punto iniziale a quello finale.  
  • permette di snellire il processo, semplificando e togliendo ciò che non è utile e profittevole.
  • Consente all’azienda di informare tutti i dipendenti, nuovi e storici, in tempi brevi sui processi da seguire.
  • In ambito digitale permette di prendere decisioni migliori. Il digitale è molto vasto e non tutto serve, descrivendo la situazione si potrà comprendere su quali investimenti puntare e dove si vuole arrivare.

Processi As-Is e processi To-Be

In ambito aziendale si sente spesso parlare di processi As-Is e processi To-Be, ma cosa significano questi termini?

I processi As-Is descrivono lo stato attuale dei processi aziendali, la cultura e le capacità del momento. E’ importante fermarsi a disegnare i processi attivi perché solo in questo modo manager e responsabili possono evolvere.

I processi To-Be descrivono i processi futuri da perseguire. Il confronto tra As-Is e To-Be ci permette di comprendere il viaggio da percorrere e i gap da colmare.

 

processo aziendale maia management

 

Il Chief Digital Officer
Il Chief Digital Officer è un professionista che vanta un’esperienza decennale, per quanto riguarda le organizzazioni aziendali, e che, con competenze tecnologiche e di gestione delle imprese, si rivela in grado di trasmettere la sua visione a ogni reparto dell’azienda.
Il CDO è colui che, analizzando la situazione iniziale, riesce a individuare gli strumenti utili per gestire i miglioramenti in ogni settore dell’impresa, grazie alla conoscenza del business e delle tecnologie d’avanguardia.

Questa figura rappresenta la soluzione ideale per ogni azienda che necessiti di conoscere al meglio la digitalizzazione dei processi aziendali: il Chief Digital Officer rinnova, dove necessario, i processi operativi, la gestione e l’organizzazione dei dati, e anche le strategie di business, e promuove il cambiamento culturale nei collaboratori.
La figura del Chief Digital Officer, esterna all’azienda e temporanea, nasce con il ruolo fondamentale di aiutare le aziende a passare dall’analogico al digitale, agendo sul “cambio di mentalità” per evolvere verso il successo. Il CDO lavora a stretto contatto con il Board aziendale per raggiungere gli obiettivi di business prefissati,  instradando l’azienda verso una mentalità “digitale”.

Il Chief Digital Officer collabora con il CEO per analizzare e interpretare i dati aziendali, mappando obiettivi strategici, per portare l’azienda a un livello più alto; rappresenta, infatti, un punto di riferimento importante, grazie alle competenze acquisite nel passaggio ai sistemi digitali, e, soprattutto, alla grande capacità di coinvolgere le persone.
Tramite l’analisi degli indicatori di performance (KPI), il CDO intuisce ed elabora i cambiamenti da attuare e gli interventi necessari per raggiungere gli obiettivi, gestendo gli strumenti tecnologici che ha a disposizione, o proponendone di nuovi e più efficaci.
Le aziende che dispongono di un CDO ottengono notevoli vantaggi, migliorando i propri processi aziendali, e ricavandone un guadagno economico, grazie alle analisi dei dati e alle previsioni di mercato.

Il lavoro del Chief Digital Officer, in cooperazione con il CEO, mira a predisporre il Team aziendale verso ciò che è nuovo, promuovendo l’attitudine al cambiamento e all’apertura mentale. L’ottimizzazione dei processi ha un solo obiettivo: utilizzare la tecnologia per essere sempre più competitivi, ricordando sempre che la trasformazione digitale è in continuo mutamento.
Sotto la guida del CDO, possono essere sviluppati nuovi modelli di business in ogni settore dell’azienda, dall’amministrazione alla gestione del Personale, dal marketing alle vendite, fino alla logistica; è meglio, però, affidarsi a veri professionisti, che possano incrementare, a tutti i livelli aziendali, le competenze digitali.

Maia Management offre la consulenza di Chief Digital Officer preparati e altamente qualificati, in grado di guidare le aziende verso la trasformazione digitale.
I nostri CDO, detentori di anni di esperienza nel settore, e formati principalmente sulla gestione aziendale e sulla soddisfazione del cliente, hanno la leadership e il know-how necessari per condurre un’azienda verso risultati di successo. Il loro importantissimo ruolo professionale contribuisce all’incremento di fatturato e di clientela delle aziende che vengono seguite e gestite. I nostri Chief Digital Officer sono consulenti esterni e temporanei, e possono dedicarsi alla vostra azienda per il tempo che lo riterrete opportuno, senza vincoli.

Maia Management propone, per la gestione e l’implementazione del vostro business, Chief Digital Officer in outsourcing, che offrono il vantaggio della grande professionalità e dell’esperienza vissuta in molte aziende diverse, con la garanzia di consulenze di alto livello.
Il CDO MAIA riesce a vedere oltre e a studiare strategie di crescita, utilizzando strumenti come raccolte di dati, report, dashboard, Canvas e Gantt, che gli consentono di valutare le azioni e gli interventi da eseguire. Il cliente viene seguito e aggiornato ad ogni passo, tramite un processo che si svolge in quattro fasi: la fase della SCOMPOSIZIONE, quella della MAPPATURA, e infine le fasi di AZIONE e REITERAZIONE, per avviare il cambiamento, un passo alla volta.
Il sistema aziendale viene scomposto; viene quindi eseguita la mappatura di tutti i processi, che vengono modificati dove serve.

il Chief Digital Officer è una figura flessibile che lavora per obiettivi, riscuotendo uno fisso mensile che si basa sui traguardi ottenuti, con un bonus al loro raggiungimento.

Tramite modelli collaudati, il CDO definisce gli obiettivi ed esamina tutti i processi aziendali: in base ai dati raccolti, ogni attività viene tenuta sotto monitoraggio costante.
I CDO MAIA definiscono gli interventi da attuare per ottimizzare la situazione, coinvolgendo i Manager per studiare ogni azione.

Attraverso un’attenta analisi della situazione digitale attiva, viene creato un nuovo modello di business affidabile ed efficace, che fornisce gli strumenti necessari per potenziare i risultati e le competenze del Personale.
Le aziende che stanno riscontrando un maggiore successo con la digital transformation, sono proprio quelle che si sono rivolte ai Chief Digital Manager, affidando loro l’ottimizzazione dei processi, e che hanno investito sulla comunicazione interna, promuovendo la consapevolezza dell’importanza del cambiamento.

Maia Management utilizza un framework, ovvero un metodo che consente di definire la mappa corretta per ottimizzare il business dell’azienda, e che si basa sull’esperienza di analisi e studi svolti presso altre aziende.
Il CDO di Maia Management vi aiuterà a individuare i punti deboli della vostra azienda, a delineare quali saranno i primi passi da muovere, a valutare tutti gli strumenti operativi e a pianificare tutte le operazioni utili, avvalendosi di figure competenti che vengono loro affiancate per aiutarvi a utilizzare il digitale a vostro favore.
La trasformazione digitale è un processo complesso e importante, da gestire con le persone giuste; ti aiuteremo a gestirla semplificandoti la vita, per ottenere i massimi risultati.

Non esitare a contattarci per qualsiasi informazione: info@maiamanagement.it
Ci prenderemo cura della tua azienda.

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