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Digitalizzazione dei documenti aziendali: una guida pratica

Digitalizzazione dei documenti aziendali

Scritto da Nicholas Chilese

Agosto 31, 2021

Dai primi anni 2000 la digitalizzazione aziendale ha iniziato a prendere piede in modo sempre più rilevante.

Un fenomeno che coinvolge molte attività connesse tra loro, come digitalizzazione dei processi aziendali o le azioni di digital marketing. Tra le prime e fondamentali azioni da compiere vi è la digitalizzazione dei documenti cartacei, attività propedeutica alle successive azioni e in grado di far ottenere da subito risultati interessanti.

Cos’è la digitalizzazione dei documenti

A causa della scarsa diffusione dei processi di digitalizzazione, molti imprenditori o imprese sono ancora convinti che digitalizzare dei documenti consista solamente nella dematerializzazione.

Il termine indica l’eliminazione definitiva del cartaceo, che viene tramutato in file di testo di vario tipo. Naturalmente, digitalizzare i documenti è un procedimento molto più vasto e ramificato che, alla lunga, riesce a trasformare l’impresa e ad ottimizzare i tempi del lavoro, migliorando la produttività.

In ogni caso, la trasformazione digitale dell’impresa deve avvenire in maniera lenta e ponderata, avendo sì la foga tipica che caratterizza qualsiasi attività economica che voglia espandere i propri investimenti, ma senza esagerare: è fondamentale non dimenticare una buona pianificazione, allestendo la struttura giusta a contenere tutti i documenti di cui si ha bisogno, operando poi piano piano una fase di convivenza fra cartaceo e digitale, per arrivare infine a non avere più bisogno di supporto cartaceo in genere.

I vantaggi della digitalizzazione documentale

I vantaggi dietro alla trasformazione digitale dei documenti sono davvero innumerevoli e non si esauriscono soltanto nell’eliminazione della carta.

Partendo dai benefici indiretti per l’impresa, con la digitalizzazione dei documenti cartacei viene ridotto, se non eliminato del tutto, il consumo di carta e inchiostro per toner. Inoltre, è possibile risparmiare anche sulle spese accessorie correlate, come stampanti e fotocopiatrici.

Il risparmio annuo dell’impresa che non è costretta ad acquistare periodicamente carta e inchiostro è veramente tanto. Tra l’altro, ci sono molti costi connessi anche alla conservazione del cartaceo: carpette e faldoni per contenerli hanno un costo, così come la necessità di dover adibire alla loro conservazione stanze intere, acquistando appositi espositori.

Il vantaggio più grande di passare alla digitalizzazione dei documenti risiede nella razionalizzazione del processo di conservazione, consultazione ed estrazione degli stessi. Chi lavora da archivista sa bene che, quando si renda necessaria l’estrazione di un documento poco recente, si rischia di impazzire alla ricerca del faldone corretto, perdendo molto tempo nel caso in cui questo non si trovi o l’archivio sia danneggiato.

Grazie alla trasformazione digitale, unita ad un buon software di gestione, l’estrazione del documento sarà velocissima, permettendoti di risparmiare tempo e denaro.

Infine, le imprese che si basano su modelli di business che richiedono la condivisione rapida di informazioni, trarranno un sicuro giovamento dalla digitalizzazione dei documenti cartacei. Si pensi all’impresa che ha più sedi in vari territori, anche distanti fra loro: il tempo necessario alla condivisione di un file digitale è pochi secondi, quello della condivisione del cartaceo può richiedere anche qualche ora.

Come digitalizzare e conservare un documento

La procedura idonea alla digitalizzazione dei documenti cartacei è ottenuta tramite la dematerializzazione: in questo modo, il documento conserva lo stesso valore legale e probatorio – ad esempio nel caso di un contratto – pur perdendo la sua ingombrante forma cartacea.

Per digitalizzare un documento mantenendone l’autenticità, bisogna rispettare le prescrizioni previste dal DPR 445\2000; il D.Lgs 42\2004 e il DPCM 22 febbraio 2013. Il combinato disposto di queste previsioni sancisce che la digitalizzazione dei documenti è valida quando:

  • al documento dematerializzato viene assegnato un protocollo;
  • lo stesso viene classificato in una categoria specifica (fatture, ddt etc.);
  • ad esso viene apposta una firma digitale valida ai sensi di legge.

Con la prima si inserisce il documento in una scala progressiva da cui non può venire a mancare nemmeno un foglio, garantendo l’esistenza del documento. La classificazione serve a suddividere razionalmente per categorie, ad esempio documenti di trasporto oppure fatture, mentre con la firma digitale si garantisce autenticità e integrità del file dematerializzato tramite digitalizzazione.

Seguendo questi passi, il documento può essere creato eliminando il cartaceo del tutto – ad esempio per le fatture di nuova emissione – oppure per portare i vecchi documenti esistenti in archivio digitale, eliminandoli fisicamente.

Software per la digitalizzazione documentale

Per aiutarti nel processo di digitalizzazione un ruolo di fondamentale importanza viene ricoperto dall’utilizzo di un software documentale per la digitalizzazione, come Office 365 o Drive. Software in grado di facilitare il workflow di un’azienda, aiutando i tuoi dipendenti a lavorare ed elaborare dati anche da differenti sistemi, come la PEC o la fatturazione elettronica, senza necessità di passare da un cartaceo, inoltre ti aiutano a valutare i collegamenti dell’impresa nel caso di lavoro in più reparti, ottimizzando coordinamento ed efficienza.

Nello specifico, la digitalizzazione dei documenti cartacei, gestiti tramite software, ti permette di ridurre al minimo le possibilità di errore nell’individuazione dei contenuti prodotti o ricevuti. Inoltre, ti dà la possibilità di gestire e salvare i metadati del file digitalizzato, che di solito sono le informazioni peculiari di un documento, permettendoti di individuarlo più rapidamente in caso di ricerca.

Un’altra opzione permessa dai programmi di gestione dei documenti digitali è quella relativa alla personalizzazione o caratterizzazione tramite parole chiave specifiche, che ti aiutano nel recupero o consultazione.

Ad esempio, per cercare un contratto ti basterà inserire questa parola all’interno del software: in pochi secondi ti verranno mostrati tutti i documenti afferenti a ciò che hai digitato.

Il controllo e la gestione ottimale di un’azienda passano soprattutto dalla valutazione e organizzazione del cartaceo: esistono vari software di controllo del documenti digitalizzati in grado di aiutare l’azienda a sistemare efficientemente i propri file, renderli pronti alla consultazione o all’estrazione rapida, basta solo individuare quello giusto.

È solo un primo passo per la trasformazione

Quella della dematerializzazione dei documenti non esaurisce le opportunità informatiche e di innovazione che è possibile apportare all’impresa nell’ottica di una trasformazione digitale. Oltre alla digitalizzazione dei documenti, ad esempio, riveste sempre più importanza la loro gestione, insieme a fatturazione elettronica, in cloud.

Programmi di cloud, pensati per lo specifico ramo dell’azienda per cui sono studiati, garantiscono di ottenere una trasformazione digitale completa.

Maia Management nasce per supportare le aziende nel pianificare la propria strategia di digitalizzazione del business aziendale, con una successiva coordinazione e gestione di progetti, come la digitalizzazione documentale.

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