La gestione del cambiamento nell’era digitale

Scritto da Andrea La Rovere
il 09/28/2022

La gestione del cambiamento nell’era digitale

Nel processo di Digital Transformation vengono a presentarsi diverse tipologie di interazioni, siano queste attive o passive. Nel corso degli ultimi anni, sempre più aziende e privati stanno prendendo consapevolezza di quanto sia importante usufruire dei benefici della tecnologia.

Sebbene, in Italia, il concetto di cambiamento digitale sia ancora poco diffuso, nei Paesi tecnologicamente più avanzati tale processo è ormai avviato da anni. Concetti come leadership, coaching e resilienza sono ormai parte integrante di un modo di agire oltre che di pensare per migliorare la produttività della propria azienda. In questa continua evoluzione è importante valutare tutti gli aspetti legati al Change Management e alla gestione del cambiamento aziendale.

Change management: cos’è

Con i termini Change Management si identifica quell’insieme di attività che indirizzano la gestione del cambiamento di un’azienda o di un contesto lavorativo privato. Le aziende che hanno una strategia di marketing ancora votata alle vecchie metodologie stanno cominciando ad applicare una trasformazione delle loro abitudini, usufruendo della tecnologia.

Diventa razionale collegare il Change Management alla Digital Transformation, poiché non vi può essere un cambiamento della gestione aziendale senza una trasformazione tecnologica a sostegno (assieme a qualcuno che la guidi: un CDO). Il processo di Change Management si fonda su quattro principi fondamentali: People, Process, Platform e Place.

Con il primo principio si pone l’utente al centro del cambiamento, cioè si concentrano le proprie forze sulla percezione positiva delle nuove tecnologie da parte delle persone che ne faranno effettivamente uso. Questo primo pilastro è il più importante ed il primo da affrontare, in quanto, essendo le aziende formate principalmente da persone, la presa di coscienza da parte loro dei futuri vantaggi, è fondamentale per permettere una corretta transizione digitale.

Il Process invece, si pone come obiettivo quello di mappare i processi in essere in azienda, adeguandoli alle nuove esigenze e tecnologie, ed implementandone eventualmente di nuovi, utili a migliorare la propria attività lavorativa. 

Una volta definiti i processi si può passare agli strumenti che permettono concretamente di eseguire il lavoro. Il Platform si caratterizza per un’introduzione graduale delle nuove tecnologie all’interno del contesto lavorativo per migliorare gli aspetti produttivi e gestionali delle attività quotidiane.

Il principio del Place infine, aiuta le aziende a pianificare i luoghi di lavoro in modo da renderli ottimizzati agli obiettivi prefissati.

Applicando questi quattro principi è possibile ottenere diversi vantaggi per la propria attività lavorativa. Grazie al cammino che ci porterà ad un cambiamento digitale si possono rispettare gli obiettivi, ridurre i tempi di lavorazione, pianificare in modo ottimale il budget, aumentare le interazioni funzionali tra i reparti interessati al progetto di riferimento e creare un ambiente di lavoro più sano.

Change management: i benefici

Analizzando i dati forniti dalla Survey Assochange nell’anno 2020 un lavoratore su due ha dichiarato di essere favorevole al Change Management, mentre nell’anno precedenti i valori si attestavano intorno al 40%.

Tali percentuali evidenziano come la trasformazione digitale sia oggettivamente una risorsa indispensabile per non ritrovarsi in una condizione di svantaggio rispetto ad altri Paesi più modernizzati.

Come è facile dedurre, tale incremento percentuale da un anno all’altro è dovuto all’imprevista comparsa del virus Sars Covid-19, che ha evidenziato come la tecnologia sia uno strumento indispensabile per poter migliorare le condizioni di lavoro, soprattutto in remoto.

Le potenzialità di un cambiamento digitale sono state comprese soprattutto dai grandi player internazionali, che si pongono come i portavoce di questa “nuova rivoluzione”. Tuttavia, la quasi totalità del sistema produttivo italiano, è costituito da PMI, ancorate al passato, con un basso grado di digitalizzazione e un legame ancora forte con gli approcci lavorativi tradizionali. Tale situazione fa comprendere quanto sia ancora elevato il margine di miglioramento e quanto sia possibile, anche con poco, educare alle potenzialità di un cambiamento digitale.

Quali sono i motivi che spingono le aziende più moderne a effettuare una trasformazione digitale?

Coinvolgimento dei collaboratori:

Uno dei benefici più rilevanti nell’implementare un progetto volto al cambiamento digitale è da ricercare nel miglioramento esponenziale nella gestione dei collaboratori e al loro benessere in azienda.

Grazie all’utilizzo di software dedicati è possibile interfacciarsi con altre aree aziendali senza necessariamente spostarsi da una zona all’altra, riducendo i tempi e migliorandone lo scambio di dati, evitando tutti quegli errori dovuti alla trascrizione di informazioni manuale.

Nuove modalità di lavoro:

Usufruire di un miglioramento tecnologico garantisce anche un diverso modo di lavorare, sicuramente più moderno e conforme alle aziende internazionali. Sebbene la gestione delle mansioni aziendali nel corso del tempo sia quasi sempre standardizzata, riuscire a implementare tecnologia e praticità può rendere il lavoro più semplice, veloce e funzionale agli obiettivi da raggiungere.

Velocità di interazione:

Vantaggio da non sottovalutare in un periodo storico in cui la velocità è un parametro indispensabile, è da ricercare nella riduzione dei tempi di interazione tra gli addetti al progetto.

Utilizzando software dedicati e strumenti in cloud è possibile scambiare informazioni in modo rapido, eliminando le potenziali perdite di tempo.

Costi:

Pensare che la Digital Transformation sia solo frutto di un’evoluzione legata al miglioramento tecnologico non è sicuramente corretto, tale cambiamento è dovuto principalmente agli enormi vantaggi che possono essere ricavati dal punto di vista economico. Gestire nel migliore dei modi tutte le attività aziendali grazie alla tecnologia, riducendo al minimo le spese superflue, consente di investire capitali dedicati nei processi più importanti, garantendo di fatto un’ottimizzazione oculata delle finanze.

Business plan:

Ogni azienda pianifica un Business Plan per avviare e completare un progetto aziendale. Impiegare dei software avanzati per ottenere informazioni mirate oppure proiezioni di fattibilità del progetto è essenziale per raggiungere gli obiettivi nel minor tempo possibile con la massima resa.

Controllo e consapevolezza:

Ormai è finita l’epoca in cui gli imprenditori, per monitorare le performance della propria azienda si recavano in produzione verificando che tutti gli addetti fossero impegnati in una mansione e che i macchinari stessero producendo al massimo della loro possibilità. Al giorno d’oggi, il contesto economico è molto più competitivo ed è quindi fondamentale essere consapevoli di quello che avviene in azienda sotto il punto di vista produttivo ed economico. Gli strumenti digitali rispondono appieno a questa esigenza, riuscendo a connettere tra di loro i vari software in uso, estraendone i dati per poi presentarli ai manager sotto forma di grafici o visualizzazioni semplificate. Grazie a questi dati in qualsiasi momento si è informati su cosa sta succedendo, aiutandoci a prendere decisioni veloci ed oculate.

L’importanza di abbattere le barriere attuali

Analizzando i dati della Survey Assochange raccolti nel 2020 è opportuno sottolineare come il principale impedimento al cambiamento digitale sia dovuto alle abitudini che le aziende hanno nell’utilizzare il proprio metodo di lavoro.

Nel 2017 solo il 20.9% delle aziende non ha riscontrato problemi o esitazioni nel voler approcciare un nuovo modo di lavorare, condizione dovuta alla paura di non conoscere bene le nuove tecnologie e le loro potenzialità concrete nell’utilizzo aziendale.

Sebbene gli HR Manager venissero coinvolti nell’utilizzo delle tecnologie, la gran parte di questi era adibito allo sviluppo della progettazione (48.5%) e all’implementazione (55.3%), non in quello più interessante volta agli obiettivi.

Attualmente il cambiamento è progressivo e gli HR Manager vengono sempre più coinvolti nella parte strategica del cambiamento aziendale.

Come avviarsi alla trasformazione digitale

Affinché si possa ottenere un cambiamento reale nella mentalità delle aziende legate alle vecchie tecnologie, è importante iniziare un percorso di trasformazione con delle linee guida ben definite. Le resistenze culturali non sono semplici da infrangere e applicare questi quattro principi fondamentali può essere il primo passo per raggiungere uno stato ottimale della propria infrastruttura aziendale.

Comunicazione del progetto

Affinché i dipendenti aziendali possano sentirsi parte integrante della trasformazione digitale devono essere aggiornati costantemente. Informare le aree aziendali di quelle che sono le fasi del progetto in essere faciliterà la trasformazione dai vecchi sistemi fisici a quelli digitali.

La tecnologia è uno strumento indispensabile per migliorare, ma purtroppo non tutti i dipendenti hanno le competenze IT per poterne ricavare le massime prestazioni. Coinvolgere le risorse umane con un approccio bottom-up nel processo di trasformazione, è il metodo che permette di ottenere ottimi risultati, riducendo i tempi di apprendimento dei software implementati. 

L’apprendimento dei nuovi software può essere velocizzato avviando dei corsi di formazione interna sul campo, mostrando ai propri collaboratori come tali strumenti possano concretamente migliorare la loro produttività sul lavoro, riducendo gli errori e aumentando il loro valore aggiunto. In questo modo il change management verrà spinto dal basso, rendendolo molto più naturale  e in grado di autoalimentarsi: più mostreremo l’utilità di questi software e più sarà la voglia di imparare. 

Software

Il clima aziendale può essere monitorato utilizzando software dedicati, non invasivi per i dipendenti. Attraverso dei programmi specifici si possono monitorare gli andamenti e le opinioni delle risorse umane all’utilizzo delle nuove meccaniche tecnologiche.

Sebbene possa sembrare un’operazione poco produttiva, in realtà consente all’azienda di riferimento di analizzare i comportamenti che i dipendenti hanno nei confronti della trasformazione digitale.

Non tutti gli addetti aziendali reagiscono allo stesso modo alla trasformazione aziendale, ottenere delle informazioni oggettive può essere molto vantaggioso per determinare se tale processo sia ancora perseguibile oppure bisogna cambiare approccio.

In questo caso il software sarebbe non solo una parte fondamentale del miglioramento aziendale, ma anche strumento per valutarne la fattibilità nel corso del tempo.

Comunicazione commerciale

Uno dei punti da considerare per avviare una trasformazione digitale concreta è da ricercare nella comunicazione commerciale. Con questo termine si identificano tutte quelle valorizzazioni informali legate a influencer e leadership.

Pensare di cambiare il modo di pensare delle persone agendo da soli non è sicuramente intelligente, ma coinvolgendo personalità di una certa rilevanza è possibile veicolare dipendenti ed altre aziende verso un Change Management capillare.

Affinché ciò possa avvenire in modo ideale è opportuno creare nuovi modelli di relazione, che vertono verso la sensibilizzazione alle nuove tecnologie e ad evidenziarne i punti di forza, sia per i consumatori che per le aziende.

Leadership

In un contesto aziendale è molto importante lavorare sulla capacità di leadership dei capi. I manager aziendali devono essere i portatori di un processo di digitalizzazione, quest’ultimo capace di svincolare dalla formazione tradizionale le aziende, veicolandole verso una modalità digitale più funzionale ed efficace.

Tantissimi manager sono ancora oggi legati a una formazione tradizionale, condizione che non solo limita le loro potenzialità, ma che inibisce anche il miglioramento di una trasformazione digitale nazionale sempre più necessaria .

Un capo, grazie alla sua leadership, influenza gli altri manager e accelera il processo di cambiamento, questo volto non solo alla tecnologia in sé, ma anche alla trasformazione di pensiero, che purtroppo è il vero limite ancora da oltrepassare.

La valutazione della trasformazione digitale aziendale

L’abbattimento delle barriere attuali verso il mondo tecnologico e un’organizzazione ben definita per avviare una trasformazione digitale efficace passano da una valutazione oggettiva dello stato attuale dell’azienda di riferimento.

Affinché si possa avere un quadro oggettivo di quale sia lo stato di trasformazione digitale della propria azienda è opportuno effettuare una valutazione mirata. I servizi dedicati a tale operazione valutano il grado di Digital Transformation aziendale e indicano le soluzioni migliori per ottenere dei risultati ottimali al fine di ottenere dei benefici concreti.

Il calcolo del test digitale per capire il livello di digitalizzazione della propria azienda e delle corrispettive esigenze è il primo passo da compiere per identificare i punti di forza e di criticità del contesto lavorativo di riferimento.

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